工作的信息搜集及管理方法,如何從搜索引擎找東西？
2013-2-5 藍(lán)藍(lán)設(shè)計的小編
圖1：信息搜集及整理術(shù)循環(huán)圖
本文經(jīng)授權(quán)刊載于《程序員》雜志2012年12月期刊。請勿轉(zhuǎn)載作為商業(yè)用途。
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寫在前面
幾個月前，團(tuán)隊邀我做次內(nèi)部的分享，主題是如何有效搜索信息。這是因為平時工作中，我經(jīng)常會分享一些專業(yè)學(xué)習(xí)文檔，而這些文檔的出現(xiàn)往往很及時，回應(yīng)一些我們自己項目的困惑，所以大家會好奇我如何及時找得到那么專業(yè)且對口的參考資料。
這些資料有些來自網(wǎng)絡(luò)搜索，有些卻是來自我的“個人資料庫”，它分門別類，容易檢索，所以很輕易就能夠翻出來示人。所以后來，這次分享便從“搜索術(shù)”，擴(kuò)大為如何獲取、整理各種信息的技能。
這原來我認(rèn)為是常識的東西，卻在簡單分享后得到好評。受到鼓勵之余，我也明白了并不是所有人都明白有效的信息搜集及整理有多么重要，也并不是所有人，都掌握了行之有效的方法和技巧。故整理成文，做拋磚引玉之用。
一.信息搜集及整理循環(huán)圖
如上圖1所示，我認(rèn)為“信息搜集及整理術(shù)”會包含三個關(guān)鍵階段：
- 搜索：“找信息”——用各種搜索渠道快速找到所需的精準(zhǔn)信息。
- 集成：“存信息”——簡單來說，就是把你找到的信息，定制成為個人資料庫，按照自定義的主題，分類存儲在自己很方便訪問的地方。
- 整理：“理信息”——信息單純集成而不加整理，時間長了就會雜亂不堪，所以才會出現(xiàn)很多人自己的硬盤資料庫已經(jīng)塞滿了，每當(dāng)需要什么資料的時候，還是需要去搜索。定期對所集成的信息進(jìn)行整理（歸類，去重，留精，加可供搜索的標(biāo)簽等等），能夠顯著提升信息搜索效率。
最初你需要一定的動力去嘗試開始做這件事情，而一旦興趣產(chǎn)生，再加以堅持， 這就已經(jīng)成為習(xí)慣，和你密不可分了。
二.搜索術(shù)
2.1 建立你的主題關(guān)鍵詞
建立自己關(guān)注的核心關(guān)鍵詞是重要的一步。
如今我們遇到的信息量已經(jīng)高速爆發(fā)，信息的種類和來源多種多樣，信息的更新速度日漸加快。喜歡刷微博的同學(xué)都清楚，一旦進(jìn)了微博，你就進(jìn)入了無數(shù)信息和主題詞的世界，通過一個消息到另一個消息，看來看去時間就消耗進(jìn)去了。
如果我們不設(shè)立一些主題，很容易陷入信息的汪洋中，而另一個極端則是兩耳不聞窗外事，擔(dān)心信息負(fù)載太大而刻意回避信息，導(dǎo)致自己和時代脫節(jié)。如果作為一個交互設(shè)計師，能夠不關(guān)注的交互界的態(tài)勢嗎？
主題關(guān)鍵詞有幾個好處：
- 建立方向提醒：
時刻明白對自己真正有價值的是什么，主動保持該類信息的更新；而那些無關(guān)緊要的，則可以少看或者不看。
- 主動獲取信息：
使用各種訂閱、集成工具更有目標(biāo)，用這些詞訂閱，讓信息主動找你。
- 減少無聊時間：
無所事事比忙碌更讓人疲憊，若找不到想干的事，最起碼可以搜索下你的主題詞，找點(diǎn)好玩的文章或動態(tài)。
雖然靠大腦就可以形成自己的關(guān)鍵詞，但工具可以幫助你加深記憶，比如用mindmanager等腦圖工具做圖，貼于自己的書桌或辦公桌前：
圖2：Heidi的主題關(guān)鍵詞
主題詞建好之后，并不是一成不變，需要定期結(jié)合自己的工作評估及更新。比如我近一年對商務(wù)智能（Business intelligence）很感興趣，也會定期查閱相關(guān)的資訊，但是去年此刻，我對此幾乎不了解。
2.2 用好你的搜索引擎！
主題關(guān)鍵詞讓我們知道自己時刻應(yīng)該關(guān)注什么，而接下來我們就要更去找這些信息！
搜索引擎是非常重要的信息獲取入口，至于我用的技巧真算不上高級，歡迎搜索達(dá)人們和我交流下省力更有效的搜索手段。
2.2.1 找準(zhǔn)關(guān)鍵詞，事半功倍！
很早之前，我偶然看到兩張圖片。我很喜歡這兩個圖片，所以我希望看到更多類似的圖片。
圖3：用何種關(guān)鍵圖去檢索這兩類圖片呢？
可是，首先這種圖叫什么圖呢？
先在腦子里頭腦風(fēng)暴下應(yīng)該用的關(guān)鍵詞，叫什么呢？插圖？圖表？手繪圖？插畫？這些關(guān)鍵詞搜索出來的結(jié)果真讓人沮喪。但是，根據(jù)搜索結(jié)果的提示，一步步更換關(guān)鍵詞直至找到靠譜的結(jié)果。而最終，當(dāng)我找到這個詞后，就找到寶藏了——
要找圖3中左側(cè)類型的圖，請嘗試用“可視化思考”，或用google搜索“visual thinking”，要找更多圖3中右側(cè)類型的圖，請嘗試用“信息圖”，或“infographic”。
圖4：可視化思考的檢索結(jié)果
圖5：信息圖的檢索結(jié)果
所以，在搜索中，要不斷地更換更貼切的關(guān)鍵詞，而不是一直打擦邊球。如何找到貼切的關(guān)鍵詞呢？從你覺得可行的第一個關(guān)鍵詞開始，不要輕言放棄，根據(jù)每次搜索結(jié)果出來的線索跟蹤，不斷更換關(guān)鍵詞，直至拿到結(jié)果。
2.2.2 更換語言，別有洞天
有時更換為英語能夠讓你獲取更精準(zhǔn)的結(jié)果。所以這也是為什么，我的主題詞要中英雙語版。既然很多中文的結(jié)果是從英文翻譯過來的，直接查看源文章顯而易見信息遺漏較少。
圖6：用英文搜索“可視化思考”得到的結(jié)果
以此類推，每多一種語言就打開一扇新的了解世界的窗口。就拿家庭收納來講，用中文“收納”去搜索文章，幾乎只是一些零碎的圖片和社區(qū)網(wǎng)站為了招徠用戶拼湊而成的收納技巧。而用日語“収納”去搜索，看日本的某些網(wǎng)站，我們能夠看到很多關(guān)于收納術(shù)的經(jīng)驗、文檔和教程。有些教程的豐富性不亞于出版的書籍，更好過于我們國內(nèi)那些拼湊出來的家居整理學(xué)了。如http://www.iris-interior.com/mainichi/網(wǎng)站提供的本多先生每日收納教程：
圖7：用日語収納檢索到的專業(yè)網(wǎng)站
關(guān)于收納學(xué)的網(wǎng)站，大家有興趣可以用日語“収納”搜搜試試，不可以找我要。
2.2.3.更換搜索方式，殊途同歸
若網(wǎng)頁搜索不能獲得所要結(jié)果，可以變換搜索類型，比如搜索圖片，再通過圖片鏈接到有價值的網(wǎng)站。
我常用的則是文件搜索，與普通網(wǎng)頁相比，這些文檔通常意味著更好的更系統(tǒng)化的組織，從而讓你的信息獲取更加有效。
如何用搜索引擎搜索文檔呢？
- 如果你使用google，在檢索詞前加入inurl:pdf。
- 如果你使用百度，在檢索詞前加上filetype：all，如要特定PDF格式則輸入：filetype：PDF
如用百度搜商務(wù)智能的相關(guān)文檔：
圖8：用百度搜索文檔
2.2.4.別忘記了專業(yè)網(wǎng)站
專業(yè)網(wǎng)站讓你免除在大量的垃圾信息里找所需資料的苦惱，他們的信息往往更加聚焦。我經(jīng)常用到的專業(yè)性搜索網(wǎng)站有：
- slideshare.net
——PPT分享網(wǎng)站，很多國外制作優(yōu)良，內(nèi)容豐富專業(yè)的PPT。我經(jīng)常在這里搜索關(guān)于可視化思考的文檔資料。但是很遺憾的是，目前你就需要翻墻才能夠看到這個網(wǎng)站了。
-
- MBA智庫
——專注于經(jīng)管領(lǐng)域的資料庫。你可以在這里搜到很多經(jīng)管領(lǐng)域的各種術(shù)語解釋，文檔等。
- 維基百科
——如果在墻外或者會翻墻的話。很多被國內(nèi)是敏感詞的，在這里能夠看到非常翔實的前因后果各種脈絡(luò)。當(dāng)然，若非敏感詞的話，百度百科也是不錯的資源。
2.2.5.向書籍里找搜索提示！
一個小提示，沒有關(guān)鍵詞靈感的時候，還可以從書的目錄去獲取關(guān)鍵詞提示。 除了目錄，專業(yè)書籍里面隱含很寶貴的可供挖掘的信息。
下面就是一個利用書籍提供的信息不斷發(fā)掘，進(jìn)而找到真正所需的信息的案例：
最近我讀《Excel圖表之道》這本書，在P152頁提到的圖表類型選擇指南的原作者是Andrew Abela。這個人名就是一個很寶貴的關(guān)鍵詞！這個關(guān)鍵詞可能代表著：數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)分析，商務(wù)智能，溝通演示等等主題。
所以搜索此人，看到此人的博客是：http://extremepresentation.typepad.com/。這個博客是專業(yè)博客，主題是復(fù)雜信息的溝通及演示。
而這個博客為一本書做廣告，這本書正是出于Andrew Abela, 《Advanced Presentations by Design: Creating Communications that Dirves Action》,此書的中文版在大陸有售，中文翻譯為《說服力演說是怎樣煉成的—如何設(shè)計當(dāng)場成交的PPT》。
進(jìn)而又通過博客這本書的網(wǎng)站：http://www.extremepresentation.com/。這個網(wǎng)站有一些相當(dāng)不錯的信息，推薦對于演示有興趣的同學(xué)們看看。比如以下兩個圖表也來自該網(wǎng)站：
圖9：extremepresentation.com的配圖
當(dāng)然，被《Excel圖表之道》作者劉萬祥老師引用的圖表類型選擇指南的圖英文原版也在這個網(wǎng)站中有大圖可以下載。另外，我們的信息挖掘還沒有結(jié)束哦！注意，他還提供了另外一個在線的工具：www.chartchooser.com，此網(wǎng)站可供數(shù)據(jù)分析師們根據(jù)自己的需求選擇不同的圖表展現(xiàn)，該網(wǎng)站出自juiceanalytics（http://www.juiceanalytics.com/）。而進(jìn)入Juiceanalytics網(wǎng)站的白皮書欄目，我找到了《設(shè)計人人都愛的信息儀表盤指南》（A Guide to Creating Dashboards People Love to Use） ，這本白皮書恰好能夠解答我對于近期工作的一些迷惑。
如果特意去找，反而不容易有所收獲，而如果知道自己的主題關(guān)鍵詞，你的信息嗅覺就會非常靈敏，在某個契機(jī)下，抓住線索不放，往往不經(jīng)意中探得捷徑。
三.便捷的集成
集成是信息的集中歸檔。搜索引擎固然方便，可是若一些常用的東西，未必每次都需要搜索。而是可以在自己的電腦上建立個人資料庫。不管是否有網(wǎng)絡(luò)，都能夠隨時查閱。
我會習(xí)慣將搜索到有價值的文檔、網(wǎng)頁、圖片存儲在自己的電腦里，可是，我們也會發(fā)現(xiàn)，這些資料一旦存到硬盤里，卻石沉大海。下次若需要，卻還是求助于搜索引擎。而另一方面，電腦文件夾卻又日漸龐大，要經(jīng)常刪除文檔以騰挪出空間。這種方法還有一個弊端，那就是多臺電腦使用時，就要借助移動硬盤或U盤，從而一份東西，居然要三處備份。
后來有了Dropbox
等應(yīng)用，能夠比較方便多機(jī)共享文件，但是容量畢竟有限，卻時而遭受屏蔽。后來自然也有國內(nèi)的一個好的服務(wù)，比如360云盤
，可以有多達(dá)5G的空間，實現(xiàn)云端、多電腦客戶端共享文件。大家若有需求，也不妨一試。
這些網(wǎng)盤、云盤之類的服務(wù)，解決了多個客戶端同步存儲的需求。但是我日常工作中，還時少不了以下幾個小應(yīng)用，來作為集成手段的有效補(bǔ)充。他們的特點(diǎn)是：
- 調(diào)用方便
——不用像使用網(wǎng)盤那樣需要先存儲下來再上傳，隨時能夠調(diào)取使用，不用中斷當(dāng)前工作。比如在一件任務(wù)進(jìn)程中，遇到一篇不錯的文檔，想歸檔以后閱讀。只需要點(diǎn)擊一下就可以集成到自己的主題分類里，比如預(yù)設(shè)好的“待讀”文件夾，而繼續(xù)執(zhí)行當(dāng)前任務(wù)。
- 檢索
——能夠?qū)λ傻奈臋n加標(biāo)簽，關(guān)鍵詞，甚至能夠全文檢索。
- 云端、客戶端同步
3.1 Evernote便捷集成
作為使用了evernote多年的用戶，我對它抱有感恩之情。它已經(jīng)與我的生活、工作密不可分。如同它的廣告所言，它成為我的一部分大腦。不但能夠幫助記住很多東西，也能夠幫我隨時記錄很多東西。
Evernote提供剪輯工具可以添加到chrome瀏覽器的應(yīng)用，從而閱讀網(wǎng)頁時可以隨時調(diào)用歸檔待讀資料。
圖10：evernote的便捷集成工具
evernote可以添加到outlook插件，幫你在閱讀郵件時收藏重要郵件：
那有人會問了，這只是集成一些文檔而已，如果是PPT或PDF電子書籍怎么辦呢？其實evernote完全可以幫你歸檔重要的文檔呢。
圖11：evernote集成文檔
因為文檔體積往往會比較大，作為evernote的免費(fèi)用戶也許會吃不消。若無意升級，你也可以建立一個“待讀”文件夾，將需要后續(xù)閱讀的文檔歸類到此文件夾下，也就形成了一項待辦任務(wù)了，同時你在本地的電腦文件夾里也存儲一份。Evernote里的文檔則可以閱讀一份刪除一份，只將有用的信息摘錄出來。
Evernote的搜索功能也比較強(qiáng)大，能夠進(jìn)行PDF的全文檢索。
圖12：evernote的全文檢索
Evernote的云端同步功能就更方便了。電腦上剪輯的文檔，同步后，手機(jī)客戶端、ipad客戶端都可以即刻
訪問到，連U盤的功能也取代掉了。所以要強(qiáng)烈推薦未用的人嘗試一下的。
3.2 用花瓣網(wǎng)集成圖片
圖13：用花瓣網(wǎng)集成圖片
用花瓣網(wǎng)（huaban.com）做圖片集成，是個人無意發(fā)現(xiàn)的技巧，也在此提及一下。
原來我的電腦里必有一個文件夾，叫做圖片集，專門放置來自于網(wǎng)絡(luò)的各種圖片，分門別類，有攝影欣
賞，服飾搭配，設(shè)計素材，寵物，可視化思考，簡筆畫，LOGO設(shè)計……存在電腦上，也自然會遇到同樣
的問題，檢索困難，體積龐大，同步不易……
有了花瓣網(wǎng)后，也將花瓣網(wǎng)的采集工具加到Chrome瀏覽器應(yīng)用里，可以隨時采集網(wǎng)頁上的各種圖片。這
些采集工作和Evernote剪輯工具一樣，隨時調(diào)用，不會中斷你當(dāng)前的工作流。
而在花瓣網(wǎng)里，創(chuàng)建自己的畫板，以主題命名。就圖片而言，個人比較關(guān)心的也就是那么幾類：
攝影、寵物、室內(nèi)裝修、簡筆畫、設(shè)計、用戶體驗、商務(wù)智能……這有些是關(guān)乎工作，有些則是個人生
活。
如此，每次采集都可以將圖片放到自己的分類里。你可以不常去花瓣網(wǎng)，但是自己的資料庫卻一天天豐滿
了。當(dāng)你哪天想到要找這些主題的參考，打開自己的花瓣網(wǎng)，里面已經(jīng)采集了那么多素材可供使用，因為
平時也不過是點(diǎn)下鼠標(biāo)，所以真有點(diǎn)坐享其成的感覺。
四.養(yǎng)成定期整理的好習(xí)慣！
能夠獲取信息，又能夠?qū)⑿畔⒎奖慵?，但是若沒有定期的整理，難免這些信息時間長了又會趨于雜
亂。所以，就如我們要定期打掃收拾家務(wù)一樣，這是必不可少的重要一步。“整理”一詞包含了“檢查并調(diào)整
歸類”，“刪除不需要的文檔”，“添加可便搜索的標(biāo)簽或關(guān)鍵詞”等。
平時，電腦文件夾或者Evernote筆記本里，我都會設(shè)置一個“臨時文件夾”，以便存放一些暫時無法歸類的
文檔或資料，而定期就要著重看一下這些臨時文件夾，將里面的文檔妥善安置到對應(yīng)的分類里，以免臨時
文件夾名不副實，成了一個大雜燴。
4.1 不要讓你的evernote爆炸掉
既然evernote相當(dāng)于你的另一個大腦，不經(jīng)整理的evernote就是混沌的大腦。
建立了你的主題關(guān)鍵詞后，evernote的筆記本也可以建立相應(yīng)的名稱，以便于你歸類不同的資料、文檔、
圖片等。Evernote會自動按照筆記本的數(shù)字及字母順序排序，所以在數(shù)字前加字母ABC就幫助我形成了兩
級的排序。同時，字母ABC又可區(qū)分3個大的種類。
圖14：我的evernote筆記本分類方法
這個文件夾體系，可以讓我任意拓展其中一個分類，而不會影響其他。
再重申一點(diǎn)：TEM筆記本很重要！
正如本章開篇所言，不管分類再如何完善，都不可避免有時匆忙之中，找不到一個合適的分類而亂存放信
息。所以，滿足足夠的拓展性，建議你設(shè)置一個叫Tem（Temporary的簡寫）的筆記本。這個Tem筆記本
一可以讓你迅速存儲，二可以形成待辦事項——沒事可做的時候，最起碼你能整理這個文件夾，讓里面的
文檔該讀的讀該刪的刪，該歸類的就放到對應(yīng)的筆記本中。
4.2 勤檢查你的電腦文件夾
即使有那么多集成整理工具，我們的工作大部分都要依賴自己的電腦筆記本了。所以若電腦文件夾缺乏條
理，也會很影響我們的工作效率。
不太善于整理家務(wù)的我，卻喜歡定期整理自己的電腦。這個習(xí)慣大概是從5年前開始吧，當(dāng)時帶領(lǐng)一個小
團(tuán)隊，要協(xié)調(diào)多方的工作，我們很多人的工作都需要放到共享盤里的文件夾里交換維護(hù)。所以要建立一套
標(biāo)準(zhǔn)化的文件夾體系很重要。當(dāng)時花了一番精力去做文件夾的規(guī)范并監(jiān)督執(zhí)行，取得了不錯的結(jié)果。
圖15：復(fù)雜的內(nèi)容協(xié)作文件夾體系
當(dāng)然，這是一個內(nèi)容管理類的協(xié)作很復(fù)雜的文件夾了。我們?nèi)粘５奈募A遠(yuǎn)比這個簡單。
圖16：Heidi的文件夾體系
文件夾的設(shè)立原則：
- 每級目錄盡量控制在7個文件夾左右
，尤其是根目錄不宜太多。
- 假想中的任何文件都能夠找到歸屬
。比如家庭成員突然發(fā)過來一些合影照，你應(yīng)該放到那里。TEM文件夾的作用在于臨時，你自然可以將這些文檔堆到TEM文件夾里，但是TEM其實相當(dāng)于臨時收容所，不等于固定的住所。我習(xí)慣是在E盤增加Personal的文件夾，將私人的文檔，文章，圖片在這個文件夾里建立相應(yīng)的分類。
- 每個文件夾下都預(yù)留一個臨時文件夾
，以防當(dāng)新接收到的文件因為不知道如何歸類而導(dǎo)致根目錄無限擴(kuò)張。
- 序號能夠讓排序查找更為輕松
。為何要在文件夾前加上序號呢？其實就是在瀏覽文件夾的時候，能夠出現(xiàn)優(yōu)先級的順序。
拿study文件夾為例：
圖17：文件夾序號命名法
4.4 我所理解的桌面
再簡單談一下我所理解的電腦里的“桌面”。我認(rèn)為“桌面”是一種快捷方式。他的作用在于：
- 快捷方式：
放我們常用的文檔和軟件快捷方式，便于你直接找到它們。
- 一級的臨時文件夾。
桌面也是臨時文檔的收容所。比如別人發(fā)過來的文檔，你暫時沒時間讀，也不知道如何歸類。如果你接收了放到D盤或者E盤任何一個文件夾里的TEM，都有可能導(dǎo)致你開完會后就忘記了——直到別人提起。所以這種情況下，往往很多人會存放到桌面。我認(rèn)為這也是很正確的決定。最起碼你開機(jī)的時候可能會看到它。
但是我們的“桌面”卻被濫用了。它被放滿了根本不需要的各類快捷方式，被堆滿了。就像你家里的茶幾，
你放了紅酒開瓶器——雖然你一個月也不用一次，但是它天天在桌面上。你老婆放了一本同學(xué)錄，雖然她
只是2個月前用過。某日親戚給你送了一雙小孩子的鞋，你臨時放到茶幾上，后來一直沒有整理。時間長
了，你真正所需的快捷方式和有價值的臨時存放就沒有任何意義。
我建議的桌面應(yīng)該是這樣的：
1.背景設(shè)置為讓你身心愉悅的照片，比如你和家人的合影。
2.存放不超過10個常用工具的快捷方式。
3.建立TEM文件夾——不然你的桌面可能也會不出一個月就膨脹了。
其實，電腦的任務(wù)欄也是非常重要的快捷方式領(lǐng)地，而且不需要回到桌面隨調(diào)隨用——我最常用的軟件一
般會放到這里，比如截圖、取色、mindmanager等等。
結(jié)語
信息的搜集再多，信息的整理再有條理，若不學(xué)以致用，也頂多是建立了一個豐富的個人知識庫罷了。
所以最重要的是真正用好這些信息，結(jié)合自己的工作、生活，勤思考，多實踐，消化這些信息為自己所用，然后沉淀出自己的知識來。
除了在工作中學(xué)以致用外，寫專業(yè)博客也是很好的轉(zhuǎn)化信息的手段，“教勝于學(xué)”，寫博客為示人，求指點(diǎn)，求交流，必然會照顧行文章法邏輯，用體系串聯(lián)起所讀，所做，所感，所思，所得。為照顧邏輯嚴(yán)密，也少不得多加思考，多加質(zhì)疑，所以每次完成一篇專業(yè)博客，也如同自己好好上了一課，也消化了多種信息到自己的知識體系內(nèi)，這種轉(zhuǎn)化，比單純集成起來定期閱讀有效多了。
